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 ATTENTION! Vérifier le nombre de places  restantes sur chaque séjours !

Mise à jour : 12/01/2012

Pour vous aidez dans tous les moments où vous êtes en contact avec nous, avant, pendant et après le séjour, voici toutes les informations dont vous aurez besoin et les réponses aux questions que vous vous posez peut-être.

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Documents

à télécharger

Questions

fréquentes

ATTENTION, si vous avez cliquez sur la bulle "Inscription séjour", vous avez déjà téléchargé certains de ces documents.

Imprimez uniquement ceux qu'il vous manque.

1. Comment effectuer une inscription ?

Notre conseil : s'il est indiqué qu'il reste des places disponibles sur le séjour choisi, vous n'êtes pas obligé de téléphoner, envoyez la fiche d'inscription et le chèque d'acompte pour réserver la place, SANS ATTENDRE!

Pour inscrire un enfant, il est possible : 

• Soit d’effectuer d’abord une pré-réservation (option) par mail ou fax : l’inscription devra alors être confirmée sous 7 jours par l’envoi de la fiche d’inscription complétée accompagnée du règlement (acompte selon séjour ou totalité) à l’ordre de l’UCVQ. Passé ce délai, la place sera libérée.

• Soit d’inscrire directement votre enfant par courrier en nous renvoyant la fiche d’inscription complétée accompagnée :
  • d’un chèque d’acompte, à l’ordre de l’UCVQ (voir montant selon le séjour sur le descriptif),
  • ou d’un chèque égal à la totalité du coût du séjour (obligatoire pour toute inscription moins d’un mois avant le début du séjour).

Vous grouperez par la suite tous les éléments manquants en un seul envoi afin de ne pas multiplier les courriers.

IMPORTANT : pour éviter toute erreur, précisez bien le nom et le prénom du participant ainsi que le séjour choisi sur tous les documents envoyés, y compris les photos d'identité.

Règlement : le solde du séjour devra être intégralement réglé au plus tard un mois avant le début du séjour.

PROGRAMME HIVER 2011 (à imprimer pour faire circuler à vos amis, connaissances, travail,  etc.... Merci de faire découvrir nos séjours !)          

Fiche d'inscription (penser a toujours joindre un cheque d'acompte - minimum 100€ )

Fiche Sanitaire à imprimer et renvoyer

Trousseau standard à conserver jusqu'au depart

Attestation de natation pour les activités aquatiques 

 (uniquement si demandée et si l'enfant n'en posséde pas déjà)

Conditions générales (à lire)

2. Que vais-je recevoir après l’inscription ?

• Après réception de la fiche d’inscription et du chèque d’acompte (ou de votre règlement total), nous vous adressons :

- la confirmation de l’inscription de l’enfant (attention, elle peut vous parvenir seulement quelques semaines avant le départ, donc si besoin, vous pouvez nous faire un mail pour demander confirmation aprés l'envoi ),

- l’invitation à la réunion d'informations parents (qui a lieu environ un mois avant le départ).

• Environ 3 semaines avant le départ, vous recevrez un nouveau courrier vous précisant notamment :

- l’adresse du lieu de séjour,

- le point et l’heure de rendez-vous concernant le départ de votre enfant,

- le numéro de téléphone de la messagerie « fil rouge »,

- les coordonnées du directeur,

- les recommandations particulières du directeur.

3. Que comprends le prix d’un séjour ?

Il comprend : l’adhésion à l’association, l’hébergement en pension complète (généralement du dîner du premier jour jusqu’au déjeuner du dernier jour - prévoir un pique-nique pour le déjeuner du premier jour), les activités, l’encadrement, l’assurance Responsabilité Civile et Rapatriement (pour l’étranger), les déplacements sur place et le transport aller/retour au départ de Cahors (46) (sauf indication contraire).

Ne sont pas inclus : le déplacement pour se rendre à Cahors (lieu de départ du transport lorsque celui est compris) et l’argent de poche.

 Les prestations non utilisées (transport, hébergement, activités) ne donnent pas lieu à un remboursement.

4. Quels sont les moyens de paiement acceptés ?

Nous acceptons :

- les chèques bancaires (si le compte bancaire est ouvert en France),

- les espèces (remises en main propre au secrétariat de l’UCVQ),

- les Chèques Vacances ANCV,

- les Aides aux Vacances de votre CAF, caisse MSA, mairie, CCAS ou Conseil Général.

Certains Comités d’Entreprise accordent aussi parfois une aide financière (envoyez l’imprimé au plus vite).

Une attestation de présence avec le numéro de déclaration de la Jeunesse et des Sports vous sera délivrée sur demande après le séjour.

5. Peut-on régler en plusieurs fois ?

Vous pouvez choisir de payer en 2 ou 3 fois sans frais (1 chèque d’acompte à l’inscription + 1 ou 2 chèques avec date d’encaissement au dos, tiré(s) dans les deux mois qui suivent le chèque d’acompte) en cochant la case correspondante dans la fiche d’inscription.

Les chèques devront êtres envoyés au moment de l’inscription. Nous vous conseillons de contacter notre secrétariat dans cette situation.

6. Combien faut-il donner comme argent de poche ?

Sachez d’abord que l’argent de poche n’est pas indispensable, pendant le séjour, l’UCVQ prend en charge toutes les dépenses nécessaires à la vie du camp. Cependant, pour les petits souvenirs, les cartes postales et timbres, ou les quelques bonbons que voudront peut-être acheter votre enfant, une somme de 10 à 20 euros par semaine pour les petits et de 20 à 30 euros pour les ados semble être un ordre de grandeur raisonnable.

Aucune avance d’argent de poche ne sera faite aux jeunes par nos équipes d’animation.

7. Comment se passent les repas ?

Tous les séjours incluent la pension complète (à compter du dîner du premier jour et jusqu’au déjeuner du dernier jour) soit 4 repas par jour :

petit-déjeuner, déjeuner, goûter et dîner.

Les menus sont établis à l’avance par l’équipe pour garantir des repas variés et équilibrés au maximum, qui tiennent compte

des régimes alimentaires particuliers et allergies connues sous peine qu’il en soit mentionné sur la fiche sanitaire de l’enfant.

L’équipe, aidée parfois par les enfants prépare les repas sur place. C’est une cuisine familiale traditionnelle qui est proposée.

En dehors des quelques pique-niques, les repas sont pris à table, avec un adulte par groupe de préférence.

Pour favoriser la nécessaire convivialité, nous limitons la présentation en portions pour préférer le plat à partager.

8. Mon enfant et son ami(e) ou son/sa cousin(e) pourront-ils être ensemble pendant le séjour ?

Bien entendu, votre enfant peut venir, accompagné de ses frères et sœurs, de ses cousin(e)s ou aussi d'amis en centre de vacances.

S’ils ont le même sexe et un âge proche, ils pourront partager la même chambre ou tente (la règlementation impose de loger garçons et filles dans des chambres distinctes).

9. Qui sont ceux qui encadrent les séjours ?

Tout d’abord, nous sommes convaincus que c’est « l’équipe » qui fait la réussite d’un séjour, avant le lieu, la météo ou même les activités…

En effet, des animateurs et directeurs compétents, dynamiques, souriants, attentionnés, plein de bon sens, qui considèrent l’animation comme une passion, apportent un vrai plus au séjour et permettent aux enfants d’oublier les petits désagréments qui pourraient survenir.

C’est pourquoi, alors que la réglementation impose 1 animateur pour 12 enfants de plus de 6 ans, nous avons fait le choix d’un encadrement plus important : 1 animateur pour 7 à 8 enfants environ. Cela permet à l’équipe d’être davantage présente et d’avoir un meilleur suivi des enfants et aussi plus de souplesse d’organisation pendant le séjour.

 Pour constituer les équipes (directeurs, animateurs, aides-animateurs, assistants sanitaires, personnel technique, etc.), nous faisons d’abord appel à nos « anciens » qui ont déjà encadrés un ou des séjours de l’UCVQ et que nous apprécions pour leurs compétences. Les autres sont recrutés après une sélection des candidatures que nous recevons et un entretien individuel.

Outre la formation exigible (BAFD pour diriger, BAFA pour animer, formation de premiers secours ou Brevet de Surveillant de Baignade, etc.), nous recherchons chez ces personnes le sens du service aux autres, la joie de vivre, un bon équilibre personnel et du bon sens. Si, en plus, ils connaissent des foules d’activités, tant mieux !

De plus, les débutants seront au contact des plus expérimentés pour améliorer leur formation.

10. Puis-je amener mon enfant directement sur le lieu du séjour ?

Bien entendu, vous pouvez, dans la plupart des cas, déposer votre enfant directement sur le centre de vacances (nous vous indiquons, dans le dernier courrier avant le séjour, l’adresse exacte du centre). Nous vous demandons de le signaler au directeur avant le séjour et de respecter les horaires qui vous seront donnés. Aucun remboursement des frais de trajet ne pourra être demandé.

Cela n’est cependant pas possible pour les séjours à l’étranger, vous devez impérativement déposer votre enfant sur le lieu de départ au jour et à l’heure indiqués dans le courrier de convocation au séjour.

11. Si mon enfant est malade ou à un accident pendant le séjour, comment cela se passe t-il ?

Pour les « petits bobos », l’animateur/animatrice désigné(e) comme Assistant(e) Sanitaire (titulaire de la formation aux premiers secours), dispose d’une trousse à pharmacie et dispense les premiers soins.

Passé cette situation ou au moindre doute, l’enfant est conduit chez le médecin. Vous en serez informé. Tous les soins sont notés sur un registre d’infirmerie et suivis.

En cas d’accident plus grave, l’enfant est conduit chez le médecin ou à l’hôpital le plus proche et les dispositions appropriées (hospitalisation, intervention chirurgicale, etc.) sont prises par le directeur, à conditions que la Fiche Sanitaire soit signée (de plus, complétez-la le plus précisément possible). Vous en serez bien sûr informé.

Le responsable légal du participant s’engage à rembourser au directeur, dès la fin du séjour, l’intégralité des frais médicaux avancés (honoraires, radios, médicaments, ambulance, etc.), sur présentation des justificatifs.

12. Si mon enfant a un traitement à suivre pendant le séjour, comment cela s’organise t-il ?

Lors d’un séjour, la possession de médicaments (hors homéopathie) par un participant est interdite.

Si votre enfant est sous traitement médical, vous devez :

- le signaler sur la fiche sanitaire,

- le signaler au directeur le jour du départ,

- remettre les médicaments avec la COPIE DE L’ORDONNANCE au directeur ou à son équipe le jour du départ.

Pendant le séjour, l’animateur/animatrice désigné(e) comme Assistant(e) Sanitaire (titulaire de la formation aux premiers secours), administrera le traitement et notera les soins sur le registre d’infirmerie.

13. Faut-il vous remettre le carnet de santé ?

Non. Le carnet de santé doit être conservé par la famille. Reportez sur la Fiche Sanitaire tous les renseignements nécessaires : vaccins, antécédents, allergies, précautions particulières, etc. Vous pouvez joindre des photocopies de certaines pages du carnet de santé si nécessaire.

14. Pour les séjours en camping ou sous toile, que faut-il prendre ?

Pour la plupart des séjours sous toile, en plus des affaires indiquées sur le trousseau, il ne faut pas oublier :

- le sac de couchage,

- le tapis de sol ou petit matelas autogonflant,

- le kit repas complet (assiette, verre, couverts + bol), même dépareillé, si demandé !

Attention, ce n’est pas toujours le cas, nous vous conseillons donc d’être bien attentif aux indications données par le directeur du séjour !

15. Quels sont les documents à fournir pour un séjour à l’étranger ?

Pour se rendre à l’étranger, le participant doit être en possession de sa carte d'identité accompagnée d'une autorisation de sortie de territoire ou de son passeport qui remplace ces deux documents.

Le visa et le passeport individuel sont exigés pour les participants de nationalité étrangère. Les parents doivent se renseigner auprès de leur consulat ou ambassade.

Aucun jeune ne sera accepté le jour du départ s'il n'est pas en possession de ces documents obligatoires en cours de validité. 

A noter, le passeport d'un parent ne peut JAMAIS être utilisé par un enfant même si son nom y est mentionné ! Le passeport doit être individuel.

Important : le délai d’obtention de certains de ces documents est parfois long, renseignez-vous au plus tôt.

NB : ces obligations sont de nature légale et ne sont pas attachées à nos conditions générales.

Quelques précisions : passeport, autorisation de sortie du territoire, etc.

Les démarches nécessaires au franchissement des frontières nationales par les mineurs de nationalité française varient selon la destination, l’âge et la situation familiale. Les différents documents permettant la sortie du territoire sont : 

1. Le passeport

Tout mineur, quel que soit son âge, peut obtenir un passeport individuel avec l’autorisation de son représentant légal.

La possession de ce document, en cours de validité, est suffisante pour permettre au mineur de franchir la frontière.

2. La carte d’identité + l’autorisation de sortie du territoire français

S’il ne possède pas de passeport, le mineur qui voyage à l’étranger sans être accompagné d’une personne titulaire de l’autorité parentale, doit présenter sa carte d’identité obligatoirement accompagnée d’une autorisation de sortie du territoire français, délivrée, à la demande du titulaire de l’autorité parentale, par le maire de la commune de résidence ou par les services préfectoraux.

Cette autorisation est gratuite et valable au maximum 5 ans (ou 6 mois sur demande des parents). 

3. Le laissez-passer

Les jeunes Français de moins de 15 ans peuvent entrer en Belgique, au Luxembourg, en Suisse, en Principauté de Monaco et en Italie sans passeport ni carte nationale d’identité ni attestation de sortie du territoire, sur présentation d’un laissez-passer délivré gratuitement par les services préfectoraux, sur autorisation du responsable légal, et valable pour un ou plusieurs voyages dans la limite de trois mois à compter de sa délivrance.

16. Les jeunes auront-ils du temps libre ?

Par « temps libre », nous distinguons deux choses :

- les moments entre les activités ou après les repas qui sont consacrés au repos, à l’écriture des cartes postales, aux jeux de société, etc.

- et les « quartiers libres » demandés par les ados pour faire du shopping, se balader dans un village, etc.

Attention : ces moments sont cadrés par l'équipe au niveau de la durée et du périmètre. Un jeune ne part jamais seul, toujours en petit groupe de 4 jeunes minimum et ne durent pas plus d’une demi-heure (parfois 1h maximum). Pendant ce temps, l'équipe d'animation est présente et tourne aussi sur le même lieu, des repères sont donnés aux jeunes (plan, monuments repérés à l'avance, N° de téléphone du directeur, coordonnées du lieu d'hébergement...) afin d'éviter tout risque.

17. Mon enfant fait pipi au lit, comment cela se passe t-il ?

Qui n’a jamais fait pipi au lit étant petit ? C’est une situation à laquelle nous sommes régulièrement confrontés et que nous avons intégrée.

Le traitement, s’il y en a, n’est pas de notre domaine. Nous faisons donc simplement en sorte qu’un pipi au lit ne pose de problème à personne, et surtout pas à l’enfant concerné. L’enfant est amené discrètement se laver et se changer, les draps ou le sac de couchage ainsi que les vêtements sont lavés. Un autre sac de couchage lui est prêté en attendant.

Il est préférable que nous soyons avertis de ce risque avant le séjour car nous pourrons être davantage attentif au comportement de l’enfant et l’accompagner… en évitant de le laisser seul face à son souci.

Certains enfants mettent des couches. Informez-nous en et prévoyez le nécessaire dans la valise.

18. Peut-on joindre les enfants pendant le séjour et comment avoir des nouvelles ?

Les « colos » comme on appelle encore les séjours en centre de vacances sont, pour les enfants et ados, des moments privilégiés de vie en groupe, de partage, de découvertes… qui doivent représenter une coupure avec la famille.

Malgré tout, il n’est pas envisageable de « couper toute communication »… mais nous avons choisi de parler du groupe au lieu de chaque individu.

Pour avoir des nouvelles du groupe pendant le séjour :

- consultez la messagerie vocale appelée « fil rouge » sur laquelle l’équipe d’animation laisse régulièrement des nouvelles sur la vie du groupe

  (voir selon séjour - la procédure et le numéro d’appel vous seront envoyés avant le début du séjour).

- écrivez et envoyez une carte postale ou une lettre par courrier (l’adresse vous sera communiquée avant le séjour).

  Nous vous le recommandons fortement car une carte ça reste, ça se regarde, ça se touche, ça se relit indéfiniment…

  Préparez aussi des enveloppes timbrées avec les adresses de la famille pour que votre enfant puisse lui aussi envoyer des cartes postales.

Le téléphone portable nuit à la vie en groupe et est le plus souvent interdit par le directeur.

Et n’oubliez pas, nous sommes toujours à votre disposition avant le séjour en cas d’inquiétudes et vous pourrez joindre le directeur pendant le séjour en cas d’urgence ou cas particuliers.

19. Le téléphone portable est-il autorisé pendant le séjour ?

Le téléphone portable a été inventé pour embêter les animateurs en centres de vacances…

Imaginez-vous avoir à consoler un enfant ou un adolescent, qui a reçu un coup de fil de sa maman ou de sa copine, qui sont tristes de ne pas le voir… ou encore avoir à gérer celui qui, comme par hasard, a envie d’aller aux toilettes pendant les repas… pour réceptionner les appels de la maison. Il est l’ennemi de la vie en groupe !

De plus, un téléphone peut se casser, se perdre, être voler, tomber en panne…il n’est donc pas le bienvenu sur nos séjours. Cependant, pour certains séjours ados, le directeur peut l’autoriser et encadrer son utilisation en accord avec les jeunes.

20. Mon enfant ne sait pas nager, pourra t-il se baigner ?

Oui, pour la baignade (piscine, lac, mer, etc.), il n’est pas obligatoire de savoir nager. Cependant, nous vous demandons de bien vouloir le noter sur la Fiche Sanitaire de l’enfant et de le signaler au directeur avant le séjour pour prendre les mesures supplémentaires nécessaires.

Sachez aussi qu’avant de laisser les jeunes aller dans l’eau, le Surveillant de Baignade vérifie que chaque enfant sait se déplacer dans l’eau sans présenter de signe de panique.

Attention, certaines activités aquatiques imposent que le participant sache nager. Lorsque c’est le cas, cela est noté sur le descriptif du séjour et nous vous demandons de fournir l’attestation de réussite au test préalable à la pratique des activités aquatiques et nautiques (téléchargeable sur notre site).

21. Faut-il des documents particuliers pour la pratique d’activités aquatiques ?

Pour la pratique de certaines activités comme le canoë-kayak, la descente de canyon (canyoning), le ski nautique ou la voile, chaque participant doit être titulaire d’une « Attestation de réussite du test préalable à la pratique des activités aquatiques et nautiques ».

Téléchargez-la sur notre site pour la faire compléter. Elle vous sera demandée avant le séjour.

L’attestation peut être délivrée par une personne titulaire du titre de Maître Nageur Sauveteur (MNS), du Brevet d’Etat d’Educateur Sportif dans les Activités de la Natation (BEESAN), du Brevet National de Sécurité et de Sauvetage Aquatique (BNSSA) ou par les autorités représentantes de l’Éducation Nationale dans le cadre scolaire.

22. Faut-il prévoir un pique-nique pour le premier jour ?

Oui pour la majorité des séjours, sauf indication contraire, le pique-nique du midi du premier jour doit être fourni par la famille, ne l’oubliez pas.

23. Faut-il prévoir les couverts pour les repas ?

Cela dépend de l’organisation de chaque séjour, soyez donc bien attentif aux consignes qui seront données par le directeur.

Pour les séjours concernés, un kit complet (assiette, verre, couverts + bol), même dépareillé, devra être prévu.

24. Comment s’organise la vie quotidienne et les enfants y participent-ils ?

Tout d’abord, chaque participant au séjour, enfant ou adulte, s’engage à respecter les personnes et les biens qui l’entourent ainsi que les règles élémentaires de bonne conduite nécessaires à la vie de groupe.

Pour ce qui est de la vie quotidienne, l’UCVQ a choisi de rendre les enfants et ados acteurs de leurs vacances et non de simples consommateurs. C’est pour cela qu’en principe et selon les possibilités, ils participent à l’élaboration des règles de vie, à la préparation des repas, à la mise de table et au débarrassage, à la vaisselle, mais aussi aux temps calmes, aux veillées, etc. Tous ces moments qui font d’un séjour un moment de partage et de convivialité !

Une attention particulière est aussi portée à l’hygiène (toilette, douche, brossage des dents, etc.) et au rangement des tentes/chambres.

25. Le linge pourra t-il être lavé ?

Pour les séjours d’une semaine à huit jours, nous ne prévoyons pas de lessive (sauf en cas de pipi au lit par exemple). Il faut donc prévoir assez d’affaires de rechange pour la totalité du séjour (sans exagérer !).

Pour les séjours plus long (ou pour les enfants qui participeraient à plusieurs séjours consécutifs), une machine pourra être faite.

Enfin, ne donnez à votre enfant que des effets qui peuvent passer en machine, et en général simples et pratiques. Evitez les vêtements neufs dont on regretterait qu’ils soient abîmés ou perdus car ceci peut toujours arriver malgré toute notre attention.

26. Mon enfant n’a pas tout à fait l’âge demandé pour le séjour, puis-je l’inscrire malgré tout ?

Votre enfant doit être dans l'année de l'âge minimum du séjour. Par exemple, pour un séjour ouvert à partir de 10 ans, l’enfant doit impérativement avoir 9 ans révolus.

27. Puis-je être sûr(e) qu’aucune affaire ne sera perdue, volée ou cassée ?

Non, c’est impossible. Malgré tous nos efforts, nous ne pouvons pas vous garantir que rien ne sera perdu, volé ou cassé.

Le séjour est une parenthèse dans la vie de votre enfant et il vaut vraiment mieux qu’il n’amène rien dont la disparition serait regrettable. Nous ne saurions être tenus pour responsables de la disparition ou la casse d’objets personnels.

Vous le savez, lorsqu’ils sont occupés à s’amuser, les enfants ne se soucient guère de leurs affaires, et, même s’il nous appartient de les inciter à y faire plus attention, il arrive que dans l’effervescence d’un jeu ou d’une veillée, ils laissent traîner des affaires ici ou là ; nous ne pouvons les rendre à leur propriétaire que si elles sont correctement marquées (bandes tissées pour les vêtements, feutres indélébile pour tout le reste).

En effet, les enfants, dans le contexte d’un groupe, reconnaissent très difficilement leurs affaires !

Il arrive aussi que nous regroupions les affaires dans des sacs à dos pour les sorties : des pulls, vêtements de rechange pour la piscine, K-way, lunettes, casquettes ou appareils photos que l’on emmène « au cas où » et dont nous déchargeons les enfants.

Bien marquées, elles seront redistribuées plus aisément au retour.

28. Les jeunes ont-ils le droit de fumer ou de consommer de l’alcool ou des drogues ?

L’usage de drogue, alcool, tabac, le vol sous toutes ses formes, l'utilisation de tout véhicule à moteur,

en qualité de conducteur ou de passager pour les deux roues, la pratique de l'auto-stop sont interdits.

Dates des vacances - Aides possibles - Projet Éducatif - Conditions générales - Infos BAFA/BAFD -

UCVQ (Union des Centres de Vacances du Quercy) - Association loi 1901 créée le 27 mai 1938 - SIREN N°777 051 608

1 espace Clément Marot, Place Bessières 46000 CAHORS - Tél./Fax : 05 65 35 58 84 - E-mail : ucvq@wanadoo.fr

N° organisateur donné par le ministère de la Jeunesse et des Sports : 046ORG0077.
Statuts déposés en préfecture du Lot le 28 mai 1938, enregistrée sous le N°43. Parution au JO du 10 juin 1938 page 6567.