SÉJOURS VACANCES enfants et ados

• Fiche d'inscription
• Fiche sanitaire + Copie page vaccins
• Chèque d'acompte (voir séjour choisi)

Dossier complet : Fiche d'inscription/Fiche Sanitaire/Trousseau

Vous imprimez le DOSSIER à nous retourner complété, avec le chèque d'acompte (montant selon séjour choisi)

Bien indiquer le N° du séjour et le NOM de l'enfant au dos du chèque  et sur tous vos courriers.

Glisser le tout dans une pochette transparente à nous adresser par courrier ou déposer à notre permanence. 

Le Trousseau standard (à adapter selon le type de séjour) est à conserver et déposer dans le sac de votre enfant.

ATTENTION ! Pour les séjour à l'étranger : AUTORISATION de SORTIE du TERRITOIRE - OBLIGATOIRE modèle d’imprimé à nous fournir avec la pièce d'identité du jeune +  copie de la pièce d'identité du représentant légal.

• Attestation de natation (UNIQUEMENT si le directeur le demande) voir un maître nageur ou piscine.
• Questionnaire de satisfaction après séjour (qui nous permet d’évoluer).

Questions fréquentes

1. Comment effectuer une inscription ?

Notre conseil : Vérifiez sur la page concernée, s'il reste des places, vous n'êtes pas obligé de téléphoner mais faire immédiatement un mail et envoyer la fiche d'inscription + le chèque d'acompte pour réserver la place,  sans attendre !

Pour inscrire un enfant, il est possible :

• Soit effectuer une pré-réservation (mettre une option) par mail : l’inscription doit être confirmée dans la semaine par l’envoi de la fiche d’inscription complétée accompagnée du règlement (acompte selon séjour ou totalité) à l’ordre de l’UCVQ. Passé ce délai, la place risque d’être affectée à un autre enfant.

• Soit inscrire directement votre enfant par courrier (sous réserve de places encore disponibles) en nous renvoyant la fiche d’inscription complétée avec les pièces demandées en votre possession et accompagnée du chèque d’acompte, à l’ordre de l’UCVQ (voir montant selon séjour), ou d’un (ou plusieurs) chèque égal à la totalité du coût du séjour
  
  

N'attendez pas pour envoyer la fiche ! Vous pouvez grouper ensuite en un seul envoi (à glisser dans une pochette transparente A4, afin de ne rien égarer), tous les éléments manquants (photos, fiche sanitaire, timbres, attest. Sécu/mutuelle…)

IMPORTANT : pour éviter toute erreur, précisez bien le nom et le prénom du participant ainsi que le séjour choisi sur tous les documents envoyés, y compris les photos d'identité.

Règlement : OBLIGATOIRE, le solde du séjour devra être intégralement réglé au plus tard 1 mois avant le début du séjour.

2. Que vais-je recevoir après l’inscription ?

N’attendez pas une validation après votre envoi (nous ne pouvons recontacter tout le monde), mais vous pouvez nous adresser un mail pour avoir confirmation… Privilégiez autant que possible l'usage de mails pour nous joindre plutôt que le téléphone (souvent surchargé).

Quelques semaines avant le départ (suite à votre fiche d’inscription + chèque d’acompte ou de votre règlement total) nous vous adresserons :

• L’invitation à la réunion d'informations parents (à lieu environ 15 jours avant le départ).
•  Une confirmation de l’inscription de l’enfant (si besoin plus tôt, réclamer par mail).

Environ 3 semaines avant le départ, vous recevrez un courrier précisant :

• l’adresse exacte du lieu de séjour,
•  le lieu et l’heure de rendez-vous concernant le départ de votre enfant,
• les coordonnées du directeur,
• les recommandations particulières du directeur.
•  le numéro de téléphone de la messagerie « fil rouge » ou le lien de la page Facebook.

  3. Que comprends le prix d’un séjour ?

Il comprend :

• l’adhésion à l’association (non remboursable en cas d'annulation),
• l’hébergement en pension complète (généralement du dîner du premier jour jusqu’au déjeuner du dernier jour
• Toujours prévoir le pique-nique du déjeuner du 1er jour (sauf indication contraire),
• les activités,
• l’encadrement,
• les assurances + Rapatriement (pour l’étranger),
• les déplacements sur place et le transport aller/retour au départ de Cahors (46) (sauf indication contraire).

Ne sont pas inclus :

• le déplacement pour se rendre à Cahors (lieu de départ du transport)
• l’argent de poche
• une copie de l'assurance EXTRA-scolaire en cours de validité mentionnant les garanties "responsabilité civile et individuelle accidents" doit être fournie avant le départ

Toute prestation non utilisée (transport, hébergement, activités, annulation partielle du séjour, etc.) ne donne pas lieu à un remboursement.

4. Quels moyens de paiement ?

Nous acceptons :

• les chèques bancaires (si le compte bancaire est ouvert en France),
• les espèces (remises en main propre au secrétariat de l’UCVQ contre reçu),
• les Chèques Vacances ANCV,
• les Aides aux Vacances de votre CAF, MSA, mairie, CCAS, Conseil Général (Attention: si la demande est faite et validée avant le séjour !)
• Certains Comités d’Entreprise accordent aussi parfois une aide financière (envoyez l’imprimé au plus vite).

·         Une attestation de présence avec le numéro de déclaration de la Jeunesse et des Sports vous sera délivrée après le séjour. 

5. Peut-on régler en plusieurs fois ?

Vous pouvez choisir de payer en 2 ou 3 fois maximum sans frais : obligatoirement 1 chèque d’acompte à l’inscription + 1 ou 2 chèques avec date d’encaissement directement indiquée au dos, (tiré(s) dans les 2 mois qui suivent le 1er chèque). Pensez à cocher la case correspondante dans la fiche d’inscription. Les chèques doivent tous êtres envoyés au moment de l’inscription. Nous vous conseillons de contacter notre secrétariat si besoin. 

6. Mon enfant n’a pas tout à fait l’âge  pour le séjour, puis-je l’inscrire malgré tout ?

Votre enfant doit être dans l'année de l'âge minimum du séjour (sinon voir demande de dérogation auprès du directeur du séjour) et nous tenons compte des « copains » ou de la classe. Toutefois nous ne pourrons pas accepter un enfant en dessous de 6 ans.

7. Mon enfant et son ami(e) ou son/sa cousin(e) seront-ils ensemble pendant le séjour ?

Bien entendu, votre enfant peut venir, accompagné de ses frères, sœurs, cousin(e)s ou amis en centre de vacances.

S’ils ont le même sexe et un âge proche, ils pourront (penser à le signaler au directeur) partager la même chambre ou tente (la règlementation impose de loger garçons et filles dans des chambres distinctes).

8. Quels documents fournir pour un séjour à l’étranger ?

Le participant doit nous remettre une autorisation de sortie de territoire avec sa piece d’identité  + copie de la carte d'identité du responsable légal.

Le visa et le passeport individuel sont exigés pour les participants de nationalité étrangère. Les parents doivent se renseigner auprès de leur consulat ou ambassade.

Aucun jeune ne sera accepté le jour du départ s'il n'est pas en possession de ces documents obligatoires en cours de validité. 

Important : le délai d’obtention de certains de ces documents est parfois long, renseignez-vous au plus tôt.

 9. Faut-il des documents particuliers pour la pratique d’activités aquatiques ?

Non, sauf certaines activités comme le canoë-kayak, la descente de canyon (canyoning), le ski nautique ou la voile, chaque participant doit être titulaire d’une « Attestation de réussite du test préalable à la pratique des activités aquatiques et nautiques », et UNIQUEMENT pour ces séjours – le directeur vous le précisera !

L’attestation peut être délivrée par une personne titulaire du titre de Maître Nageur Sauveteur (MNS), du Brevet d’Etat d’Educateur Sportif dans les Activités de la Natation (BEESAN), du Brevet National de Sécurité et de Sauvetage Aquatique (BNSSA) ou les autorités représentantes de l’Éducation Nationale dans le cadre scolaire.

10. Mon enfant ne sait pas nager, pourra t-il se baigner ?

Oui, pour la baignade (piscine, lac, mer, etc.), il n’est pas obligatoire de savoir nager. Cependant, nous vous demandons de bien vouloir le noter sur la Fiche Sanitaire de l’enfant et de le signaler au directeur avant le séjour pour prendre les mesures supplémentaires nécessaires.

Sachez aussi qu’avant de laisser les jeunes aller dans l’eau, un Surveillant de Baignade vérifie que chaque enfant sait se déplacer dans l’eau sans présenter de signe de panique.

Attention, certaines activités aquatiques (voir ci-dessus) imposent de savoir nager. Lorsque cela est précisé selon le séjour, nous fournir l’attestation de réussite au test préalable à la pratique des activités aquatiques et nautiques (une attestation de votre maitre nageur suffit, merci de le contacter).

11. Si mon enfant est malade ou à un accident, comment cela se passe t-il ?

Pour les « petits bobos », l’animateur/animatrice désigné(e) comme Assistant(e) Sanitaire (titulaire de la formation aux premiers secours), dispose d’une trousse à pharmacie et dispense les premiers soins.

Passé cette situation ou au moindre doute, l’enfant est conduit chez le médecin et vous serez contacté. Tous les soins sont notés sur un registre d’infirmerie et suivis.

En cas d’accident plus grave, l’enfant est conduit chez le médecin, à l’hôpital le plus proche , et les dispositions appropriées (hospitalisation, intervention, etc.) sont prises par le directeur, à conditions que la Fiche Sanitaire soit signée (complétez-la le plus précisément possible). Vous en serez bien évidemment informés au numéro indiqué sur la fiche.

Le responsable légal du participant s’engage à rembourser au directeur, dès la fin du séjour, l’intégralité des frais médicaux avancés (honoraires, radios, médicaments, ambulance, etc.), sur présentation des justificatifs.

12. Mon enfant a un traitement à suivre pendant le séjour?

Lors d’un séjour, la possession de médicaments par un participant est interdite.

Si votre enfant est sous traitement médical, vous devez :

• l’indiquer sur la fiche sanitaire,
• le signaler au directeur le jour du départ,

Et  remettre les médicaments avec la COPIE DE L’ORDONNANCE au directeur le jour du départ.

Pendant le séjour, l’Assistant(e) Sanitaire (titulaire de formation aux premiers secours), administrera le traitement et notera les soins sur le registre d’infirmerie.

13. Faut-il remettre le carnet de santé ?

Non. Le carnet de santé doit être conservé par la famille. Reportez sur la Fiche Sanitaire tous les renseignements nécessaires : vaccins, antécédents, allergies, précautions particulières, etc. OBLIGATOIRE : agrafer à la fiche sanitaire, une photocopie des pages des vaccinations+ la photo de votre enfant.

14 - Mon enfant fait pipi au lit?

Qui n’a jamais fait pipi au lit étant petit ? C’est une situation à laquelle nous sommes régulièrement confrontés et que nous avons intégrée.

Le traitement, s’il y en a, n’est pas de notre domaine. Nous faisons donc simplement en sorte que cela ne pose de problème à personne et surtout pas à l’enfant concerné. L’enfant sera amené discrètement se laver et se changer, les draps ou le sac de couchage ainsi que les vêtements lavés. Un autre sac de couchage lui est prêté en attendant.

Il est nécessaire que nous soyons avertis de ce risque avant le séjour car nous pourrons être davantage attentif au comportement de l’enfant et l’accompagner… en évitant de le laisser seul face à son souci. Certains enfants mettent des couches, informez-nous en et prévoyez le nécessaire au cas ou…

15. Puis-je amener mon enfant directement sur le lieu du séjour ?

Tous nos départs se font de CAHORS mais exceptionnellement, vous pouvez déposer votre enfant directement sur le centre de vacances. Nous vous demandons de le signaler au directeur avant le séjour et de respecter les horaires. Ceci ne tient lieu a aucune remise.

16 . Faut-il prévoir un pique-nique pour le premier jour ?

Oui. Sauf indication contraire, le pique-nique du midi du premier jour doit être fourni par la famille, ne pas oublier (avec boisson) dans un petit sac à part.

17. Pour les séjours en camping ou sous toile, que faut-il prendre ?

Pour les séjours sous toile, en plus des affaires indiquées sur le trousseau, ne pas oublier :

• le sac de couchage,
• le tapis de sol ou petit matelas  auto-gonflant (de préférence) sauf indication contraire
• le kit repas complet (assiette, verre, couverts + bol), même dépareillé, vérifier auprès du directeur s’il le demande!

Attention, n’hésitez pas à joindre le directeur AVANT LE DEPART si vous avez un doute.

18 . Faut-il prévoir les couverts pour les repas ?

Cela dépend de l’organisation de chaque séjour, soyez bien attentif aux consignes qui seront données par le directeur.

Pour les séjours concernés, un kit "popotte" complet : assiette, verre, couverts + bol (en plastique ou métal), même dépareillé, devra être prévu si c'est confirmé par le directeur.

19. Combien donner d’argent de poche ?

L’argent de poche n’est pas indispensable, pendant le séjour. L’UCVQ prend en charge toutes les dépenses nécessaires à la vie du camp.

Cependant, pour les petits souvenirs, cartes postales, timbres, ou quelques bonbons que voudront peut-être acheter votre enfant, une somme de 10 à 20 euros semble être raisonnable (sinon voir avec le directeur).

20 . Qui encadre les séjours ?

Tout d’abord, nous sommes convaincus que c’est « l’équipe » qui fait la réussite d’un séjour, avant le lieu, la météo ou même les activités…

En effet, nos animateurs et directeurs compétents, dynamiques, souriants, attentionnés, plein de bon sens, qui considèrent l’animation comme une passion et souvent de manière financière désintéressée, apportent un vrai plus au séjour et permettent aux enfants d’oublier les petits désagréments qui pourraient survenir.

C’est pourquoi, alors que la réglementation impose 1 animateur pour 12 enfants de plus de 6 ans, nous avons fait le choix d’un encadrement renforcé: 1 animateur pour 7 à 8 enfants environ. Cela permet à l’équipe d’être davantage présente et d’avoir un meilleur suivi des enfants et aussi plus de souplesse d’organisation pendant le séjour.

Pour constituer les équipes (directeurs, animateurs, aides-animateurs, assistants sanitaires, personnel technique, etc.), nous faisons d’abord appel à nos « anciens » qui ont déjà encadrés un ou des séjours de l’UCVQ et que nous apprécions pour leurs compétences. Les autres sont recrutés après sélection des candidatures, entretien individuel suivi de rencontres du groupe (les débutants étant ainsi au contact des plus expérimentés pour améliorer leur formation).

Outre la formation exigible (BAFD pour diriger, BAFA pour animer, formation de premiers secours ou Brevet de Surveillant de Baignade, etc.), nous recherchons chez ces personnes le sens du service aux autres, la joie de vivre, un bon équilibre personnel et du bon sens. Si, en plus, ils connaissent des foules d’activités, tant mieux !

21 . Les repas ?

Séjours en pension complète (à compter du dîner du 1er jour et jusqu’au déjeuner du dernier jour) soit 4 repas par jour : petit-déjeuner, déjeuner, goûter et dîner. Toujours prévoir le piquenique du 1^er repas (sauf avis contraire du directeur).

Les menus sont établis à l’avance par l’équipe pour garantir au maximum des repas variés et équilibrés, qui tiennent compte des régimes alimentaires particuliers et allergies si mentionnées sur la fiche sanitaire de l’enfant.

L’équipe, aidée parfois par les enfants prépare les repas sur place. C’est une cuisine familiale traditionnelle qui est proposée.

En dehors des quelques pique-niques, les repas sont pris à table, avec un adulte par groupe.

22. Comment s’organise la vie quotidienne et les enfants y participent-ils ?

Chaque participant au séjour, enfant ou adulte, s’engage à respecter les personnes et les biens qui l’entourent ainsi que les règles élémentaires de bonne conduite nécessaires à la vie de groupe.

Pour ce qui est de la vie quotidienne, l’UCVQ à choisi de rendre les enfants et ados acteurs de leurs vacances et non de simples consommateurs. C’est pour cela qu’en principe et selon les possibilités, ils participent à l’élaboration des règles de vie, à la préparation des repas, à mettre la table et débarrasser, à la vaisselle, mais aussi aux temps calmes, aux veillées, etc. Tous ces moments qui font d’un séjour un moment de partage et de convivialité !

Une attention particulière est aussi portée à l’hygiène (toilette, douche, brossage des dents, etc.) et au rangement des tentes/chambres.

23. Le linge pourra t-il être lavé ?

Pour les séjours d’une semaine à 10 jours, nous ne prévoyons pas de lavage (sauf en cas d’accident  -  pipi au lit par exemple). Vous devez donc prévoir assez d’affaires de rechange pour la totalité du séjour (mais sans exagérer ! ne les surchargez pas).

Pour des séjours plus longs (ou participants à plusieurs séjours consécutifs), une machine pourra être faite.

Enfin, ne donnez à votre enfant que des effets qui peuvent passer en machine, en général simples et pratiques. Evitez les vêtements neufs dont on regretterait qu’ils soient abîmés ou perdus, ceci peut toujours arriver malgré toute notre attention. Pensez à un sac à linge sale!

24. Puis-je être sûr(e) qu’aucune affaire ne sera perdue, volée ou cassée ?

Non, c’est impossible. Malgré tous nos efforts, nous ne pouvons pas vous garantir que rien ne sera perdu, volé ou cassé. Donc pas d’objets de valeur ou de vêtement de marque.

Le séjour est une parenthèse dans la vie de votre enfant et il vaut vraiment mieux qu’il n’amène rien dont la disparition serait regrettable. Nous ne saurions être tenus pour responsables de la disparition ou la casse d’objets personnels.

Vous le savez, lorsqu’ils sont occupés à s’amuser, les enfants ne se soucient guère de leurs affaires, et même s’il nous appartient de les inciter à y faire plus attention, il arrive que dans l’effervescence d’un jeu ou d’une veillée, ils laissent traîner des affaires ici ou là ; nous ne pouvons les rendre à leur propriétaire que si elles sont correctement marquées (feutres indélébile sur les étiquettes existantes !).Les enfants, dans le contexte d’un groupe, reconnaissent très difficilement leurs affaires !

Il arrive aussi que nous regroupions les affaires dans des sacs à dos pour les sorties : des pulls, vêtements de rechange pour la piscine, K-way, lunettes, casquettes, que l’on emmène « au cas où » et dont nous déchargeons les enfants.

Bien marquées, elles seront redistribuées plus aisément au retour. Nous faisons circuler généralement des photos des « oubliés ».. N’hésitez pas à vérifier et nous demander.

25. Peut-on joindre les enfants pendant le séjour et comment avoir des nouvelles ?

Les « colos » comme on appelait les séjours en centre de vacances sont, pour les enfants et les ados, des moments privilégiés de vie en groupe, de partage, de découvertes… qui doivent représenter une coupure avec la famille. Malgré tout, il n’est pas envisageable de « couper toute communication »… mais choisissons  de parler du groupe au lieu de chaque individu (s’il y avait un problème, le directeur vous contacte bien sur).

Pour avoir des nouvelles du groupe pendant le séjour :

• consultez la page facebook dédiée aux photos et commentaires sur la vie du camp en temps réel ou un blog (selon le choix de chaque directeur),
• consultez selon les séjours, la messagerie vocale « fil rouge »: l’équipe d’animation laisse régulièrement des nouvelles sur la vie du groupe  (si elle est mise en place, la procédure et le numéro d’appel vous seront envoyés avant le début du séjour),
• De préférence, écrivez et envoyez une carte postale ou une lettre par courrier (l’adresse vous sera communiquée avant le séjour).  Nous vous le recommandons fortement car une carte ça reste, ça se regarde, ça se touche, ça se relit indéfiniment…   Préparez dans son sac, des enveloppes timbrées avec les adresses de la famille pour que votre enfant puisse lui aussi envoyer des cartes postales.

Le téléphone portable nuit à la vie en groupe et peut se retrouver dans diverses situations (perte, vol, casse,…) que nous n’assurons en aucun cas, il est de plus souvent interdit par le directeur.

N’oubliez pas, nous sommes toujours à votre disposition avant le séjour en cas d’inquiétudes et vous pourrez joindre le directeur pendant le séjour en cas d’urgence ou cas particuliers.

26. Le téléphone portable est-il autorisé pendant le séjour ?

Le téléphone portable a été inventé pour embêter les animateurs en centres de vacances…lol.

Imaginez-vous avoir à consoler un enfant, qui a reçu un coup de fil de sa maman ou de sa copine, qui sont tristes de ne pas le voir… ou encore avoir à gérer celui qui, comme par hasard, a envie d’aller aux toilettes pendant les repas… pour réceptionner les appels de la maison. Il est l’ennemi de la vie en groupe !

De plus, un téléphone peut se casser, se perdre, être voler, tomber en panne… et nuit aux échanges sur place,  donc pas le bienvenu sur nos séjours.

Cependant, certains directeurs peuvent très exceptionnellement, l’autoriser et encadrer son utilisation en accord avec les jeunes,  pour certains séjours ados.

26. Les jeunes auront-ils du temps libre ?

Par « temps libre », nous distinguons deux choses :

• Les moments entre les activités ou après les repas qui sont consacrés au repos, à l’écriture des cartes postales, aux jeux de société, etc.
• et pour les ados, des « quartiers libres », selon les lieux,  pour faire du shopping, se balader dans un village, etc.

Attention : ces moments sont cadrés par l'équipe au niveau de la durée et du périmètre. Un jeune ne part jamais seul, toujours en petit groupe de 4 jeunes minimum et ne durent pas plus d’une demi-heure (parfois 1h maximum). Pendant ce temps, l'équipe d'animation est présente et tourne aussi sur le même lieu, des repères sont donnés aux jeunes (plan, monuments repérés à l'avance, N° de téléphone du directeur, coordonnées du lieu d'hébergement...) afin d'éviter tout risque.

28. Les jeunes ont-ils le droit de fumer ou de consommer de l’alcool ou des drogues ?

L’usage de drogue, alcool, tabac, le vol sous toutes ses formes, l'utilisation de tout véhicule à moteur, en qualité de conducteur,  ou de passager pour les deux roues, la pratique de l'auto-stop, sont strictement interdits.