Conditions Générales de Vente UCVQ
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Préalable
La participation à un des séjours UCVQ implique la pleine et entière acceptation des présentes conditions générales de vente.
Art. 1 – Inscription
L’inscription à un séjour est réputée effective, sous réserve de places disponibles, à réception par l’association du dossier d’inscription complet (informations + documents demandés) et du règlement de la totalité du prix du séjour + la cotisation annuelle le cas échéant. Sans ces éléments, l’association se réserve le droit de refuser la participation de l’enfant. L’inscription entraîne l’acceptation des présentes conditions générales de vente.
La date de naissance sera seule déterminante pour l’inscription à une tranche d’âge. Une dérogation peut être possible avec l’accord de l’association. Pour les séjours, les enfants doivent avoir obligatoirement 6 ans à la date du départ, et pour les adolescents moins de 18 ans à la date du retour.
Art. 2 – Prix
Nos tarifs comprennent les frais de dossier, l’hébergement, l’alimentation, l’encadrement, les activités et animations, le matériel pédagogique, les assurances et le lavage du linge (pour les séjours de 10 jours minimum).
Le tarif peut comprendre ou non le transport : l’information est indiquée sur les fiches descriptives de chaque séjour. Attention, les frais d’adhésion à l’association (cotisation annuelle de 10 €) ne sont pas compris dans le prix du séjour mais reste obligatoire pour toute inscription à nos activités.
Art. 3 – Documents obligatoires
Une inscription ne sera complètement validée qu’après réception par l’UCVQ desdocuments suivants :
- Dossier d’inscription (format numérique ou papier) dûment complété (dont informations médicales) ;
- Copies des pages de vaccinations du carnet de santé de l’enfant (ou attestation de vaccination du médecin) ;
- Attestation de Sécurité Sociale ou PUMa couvrant l’enfant (en cours de validité) ;
- Attestation de Mutuelle ou CSS couvrant l’enfant (en cours de validité) ;
- Si activités d’eau hors baignade : attestation d’aisance aquatique ;
- Si séjour à l’étranger : autorisation de sortie du territoire (AST) + pièce d’identité du responsable légal + pièce d’identité de l’enfant (si existante).
Ces documents doivent impérativement être fournis AVANT le départ, sans quoi l’UCVQ se réserve le droit de refuser la participation de l’enfant au séjour.
Art. 4 – Annulation
Art. 4.1 – Annulation du fait de l’association
L’association peut être contrainte d’annuler un séjour, dans les cas où :
Le nombre minimum de participants au séjour n’est pas atteint, auquel cas l’association informe la famille au plus tard 10 jours avant la date du premier jour d’accueil ;
Les conditions de sécurité ou un événement imprévisible l’exigent.
Dans ces cas, l’association s’engage à rembourser l’intégralité des sommes déjà versées sans qu’aucune autre indemnité ne puisse être exigée.
Art. 4.2 – Annulation du fait de l’inscrivant (celui qui réalise l’inscription)
Si l’inscrivant souhaite annuler une inscription, il doit en informer le plus rapidement possible l’UCVQ par mail ou par courrier. Les demandes de remboursement devront être accompagnées de toutes pièces justificatives permettant à l’association de juger de leur bien-fondé.
Pour toute annulation d’une réservation d’un séjour :
- Jusqu’à 30 jours avant le départ : remboursement de 95 % des sommes engagées (frais de dossier retenus) ;
- A moins de 30 jours du départ : aucun remboursement ne sera effectué, sauf présentation d’un justificatif daté et signé :
- Certificat médical en cas de maladie ou incident de santé ;
- Acte de décès pour les ascendants, descendants, frères et sœurs du mineur inscrit ;
- Tout autre justificatif, notamment en cas d’accident de la route, de dommages importants sur la résidence principale, d’aléas climatiques, etc.
Attention : sauf cas particuliers, si la demande est acceptée par l’UCVQ, le remboursement s’effectue sous la forme d’un avoir à valoir sur une autre activité proposée par l’association.
Ne sont pas considérés comme des motifs d’annulation réels et sérieux d’un séjour : le refus d’un moyen de transport, le changement d’hébergement à qualité équivalente, la modification du programme d’activités, le passage d’un examen, la prise de poste d’un emploi, une reprise anticipée des cours scolaires, le refus d’un autre représentant légal de l’enfant (parents séparés, divorcés, etc.)
Art. 5 – Modification
Art. 5.1 – Modification du fait de l’association
Lorsque, après le départ, un des éléments essentiels du contrat ne peut être honoré, l’association s’engage à proposer aux participants des prestations en remplacement de celles qui ne sont pas fournies. Ne sont pas considérées comme modifications du fait de l’association les prestations non utilisées en raison de mouvements sociaux, de conditions météorologiques ou du refus de participation, bien que la prestation ait été proposée au participant.
Art. 5.2 – Modification du fait de l’inscrivant (celui qui réalise l’inscription)
Une fois l’inscription à un séjour effectuée, l’inscrivant peut demander certaines modifications, sous réserve d’acceptation de l’UCVQ :
- Modification de la période du séjour ;
- Changement de séjour à prix équivalent (si le tarif du nouveau séjour choisi est moins elévé, l’UCVQ rembourse la différence ; si le tarif du nouveau séjour choisi est plus élevé, l’inscrivant paie la différence) ;
- Modification du dossier d’inscription ;
- Demande de ne pas faire participer l’enfant à une ou plusieurs activités ;
- Choix de ne pas utiliser un transport prévu par l’UCVQ.
Art. 6 – Prise en charge des participants mineurs
Le participant est sous la responsabilité de l’association à partir du moment où le transport débute ou bien dès l’instant où l’enfant est déposé sur le lieu de séjour.
Il n’est pas autorisé de reprendre l’enfant en cours de séjour, sauf cas à caractère grave ou sur autorisation expresse de l’association. Une décharge écrite, signée par le responsable légal de l’enfant sera exigée. Tout départ anticipé ne pourra faire l’objet d’un remboursement, même partiel.
Les visites des parents et/ou de la famille pendant le séjour ne sont vraiment pas conseillées et peuvent être refusées par la direction si elle estime que cela est incompatible au bon déroulement du séjour et dans l’intérêt de tous.
Art. 7 – Retour anticipé d’un participant lors d’un séjour
Dans le cas du non-respect manifeste et prolongé des règles de vie du séjour ou d’une faute grave du participant, la direction peut prononcer un retour anticipé avant le terme prévu du séjour, après concertation avec son responsable légal. Les frais de retour restent à la charge de la famille du participant, qui ne pourra pas prétendre au remboursement de la fraction non consommée du séjour.
Art. 8 – Assurance
L’association est titulaire d’un contrat d’assurance en Responsabilité Civile pour l’ensemble de ses adhérents. Pour autant, il est conseillé aux familles de souscrire aussi à une assurance RC extra-scolaire.
Art. 9 – Respect du matériel et des locaux
En cas de dégradation du matériel et/ou des locaux mis à disposition des enfants, l’association se réserve le droit de demander réparation à la famille, à charge pour elle de recourir à son assurance en Responsabilité Civile. Aussi, prudence et vigilance sont demandées à chacun.
Art. 10 – Effets personnels
Les objets de valeur sont déconseillés : le vol, la perte ou la détérioration des effets personnels (vêtements, matériel électronique, etc.) ne donneront lieu à aucun remboursement de la part de l’association.
Art. 11 – Droit à l’image
Lors de l’inscription, il est demandé au responsable légal du participant d’autoriser, ou non, la reproduction et la diffusion par l’association des photographies et vidéos prises lors des séjours sur lesquelles pourraient figurer le participant. Cette autorisation est valable pour les illustrations sur les brochures publicitaires (catalogues par exemple), ainsi que dans les articles de presse et les publications d’images (sur notre site internet et nos réseaux sociaux par exemple).
Art. 12 – Informatique et libertés
Les informations recueillies font l’objet d’un traitement informatique dans le cadre des activités de l’association. Elles ne sont ni vendues, ni échangées, ni partagées avec aucune autre structure.
Conformément à la loi n° 78-17 du 6 janvier 1978 relative à l’informatique, aux fichiers et aux libertés, vous disposez d’un droit d’accès et de rectification aux informations nominatives qui vous concernent. Si vous souhaitez exercer ce droit et obtenir communication des informations vous concernant, veuillez adresser un courrier ou un mail à l’association.
